为了规范退役军人的档案管理并有效保护和利用档案，以确保档案不丢失或损毁，根据《中华人民共和国档案法实施办法》和《退役士兵安置条例》等相关规定，特制定本制度。
一、退役军人人事档案材料的认定与归档
1. 在鉴别归档退役军人人事档案材料时，必须遵循有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据材料产生的历史条件、材料的主要内容、用途和保存价值，认真进行。
2. 所有收集的材料在归档之前必须经过认真审查和鉴别，仅符合要求的材料才可以进行归档。
3. 未经鉴别，任何人不得自行销毁退役军人人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从退役军人人事档案中取出材料。
4. 在进行退役军人人事档案材料的鉴别时，必须判定材料是否属于退役军人人事档案的内容，必须审查材料是否完整齐全，手续是否完备。
5. 在鉴别中，若发现有关退役军人的历史问题或其他重要问题，需要查清而尚未查清的材料以及未经办理完毕的材料，这些材料不能归入退役军人档案，应交由有关组织进行处理。
6. 若在鉴别时发现档案中缺少相关材料，应及时登记并进行补充收集。
7. 对于需要销毁的退役军人人事档案材料，必须进行登记并按照批准的程序进行销毁。
二、退役军人人事档案整理
1. 退役军人人事档案管理部门在进行整理工作时，必须严格遵照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求，确保整理工作真实、完整和规范。
2. 退役军人人事档案管理部门应配备齐全相关设备，如切割机、打孔机等，并使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，以确保档案整理工作的质量。
3. 在进行档案整理时，必须严格遵循分类、编排、整理、打印和装订等环节的程序，确保认真鉴别、准确分类、有序编排、清晰层次、科学技术规范、完善修复、清晰目录、整洁打印、边对边对齐和美观装订等要求。
4. 在进行退役军人人事档案整理时，整理人员应认真细致，不得折叠或损坏档案材料。对于不符合标准用纸要求的档案材料，应进行裱糊、折叠或剪裁等技术加工。
5. 退役军人人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。在档案整理完成后，必须认真复核，只有符合要求的材料方可被纳入卷宗。
6. 对于新形成的材料，应及时补充整理。在整理完成后，经过认真核对后方可进行存储。
三、退役军人人事档案查借阅
1、退役军人人事档案原则上不向外提供使用，除非有以下用途之一：
（1）用于退役军人的考察、政审、入党、出国(境)、退休、工资福利待遇等组织人事工作；
（2）用于办理案件；
（3）用于办理社会保险、公证；
（4）用于经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
2、需要查阅退役军人人事档案的单位应派遣两名正式**党员干部前往，持相关介绍信，并填写《退役军人档案查借阅审批表》，待分管领导批准后始可进行查阅。
3、一般情况下，查阅退役军人人事档案只允许摘抄。若有特殊情况需要复印，则需事先在《退役军人档案查借阅审批表》中详细列出需要复印的材料。
4、查阅退役军人人事档案应在阅档室或指定地点进行。在查阅过程中，不得饮水、吸烟、进食等，应保持档案整洁；禁止拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、损毁或替换档案材料；严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外界公开档案内容。
5、退役军人人事档案一般不予外借，若因**监察等特殊情况确有必要借出使用，则必须遵循严格的审批程序，并规定归还期限。接借的单位应妥善保管借阅的档案，确保安全，不得私自转借。
6、若查阅人是退役军人本人或其直系亲属，退役军人人事档案管理人员有权拒绝提供档案查阅服务。
7、退役军人人事档案管理部门一般不得为他人提供旁证材料。若确有需要提供的情况，应经批准后，仅能提供客观记载。
四、退役军人人事档案转递
1、退役军人人事档案应及时随着管理权限的变化进行转递。退役军人人事档案管理部门在接到调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的退役军人人事档案转交给新的管理部门。
2、转递退役军人人事档案必须进行严格密封，可通过机要交通转递或派专人送达，严禁让退役军人本人自行携带或公开邮寄档案。
3、转出的退役军人人事档案材料必须完整，不得扣留或分批转出。
4、转递退役军人人事档案时，必须按规定填写《退役军人人事档案材料转递单》，并详细记录转递情况。所有转出的退役军人人事档案应按时间顺序编入历年的退役军人人事档案转出名册，以便检索。
5、接收退役军人人事档案的单位，在核对无误后，应在回执上签名盖章，并立即将回执退回给转出单位。对于个人自行携带的档案，档案管理部门有权拒绝接收。
6、对于转出的退役军人人事档案，若一个月内未收到回执退回的情况，应及时发函、传真或电话催促，以防丢失。回执退回后，应贴在转递通知单的存根上。
五、退役军人人事档案校验
1、在退役军人人事档案的接收、转递和借用工作中，务必进行档案核查，以确保退役军人人事档案名册与档案相符，退役军人档案目录与档案材料相符。2、在接收退役军人人事档案时，需要核对以下内容：是否属于本部门管理范围；户籍、单位、姓名及职务等信息是否一致；档案内容是否与档案转递单中列明的材料项目相符；是否含有不需归档的材料；档案材料是否完整齐全。
3、在转递退役军人人事档案时，需进行以下工作：清点各类材料、在档案名册中注销相关信息并注明转出去向、办理转递手续。
4、在接待查阅档案时，务必对取出和收回的档案进行仔细清点，以防丢失。
5、、每半年应对借出的档案进行退还情况检查，如逾期未归还，需及时催促其入库或办理续借手续。
六、退役军人人事档案的保管和安全保密工作
1、应专门设置退役军人人事档案库房，并配备铁质档案柜。库房面积每千卷应达到20-25平方米。库房设施应符合防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防光、防高温和防腐等“八防”要求。
2、应设立独立的档案查阅室和档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室需分开设置。
3、需保持库房的清洁，并满足适宜的温湿度要求。在库房内禁止存放与档案无关的物品，并严禁吸烟。档案库房应随时关闭门窗，并在下班后切断电源。
4、档案应由专人负责保管，非档案工作人员不得随意进入库房，也不得保管库房的钥匙。严禁私自保管他人档案。如有个人利用档案材料进行私人活动或舞弊行为，应根据情节严肃处理。
5、应建立退役军人人事档案登记簿，并每半年核对档案，及时纠正发现的问题。
6、退役军人人事档案工作人员需严格遵守保密制度，不得向非相关人员谈论档案内容，不得通过电话提供与退役军人相关的情况或涉及其他重要问题的材料，且不得携带退役军人档案进入公共场所。
