一、数字档案馆信息化建设背景
随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为单位档案工作提质增效与创新发展的必经之路。建设符合国家、社会和单位信息化发展要求的单位数字档案馆（室），有利于整合单位信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高单位管理水平。
近年随着《中华人民共和国档案法》、《“十四五”全国档案事业发展规划》等相关文件的不断提出。单位对数字档案室建设重视程度逐步提高。大量单位已逐步开展数字档案馆（室）建设工作。数字档案馆（室）建设不仅可以服务经济社会发展，而且提升单位档案事业发展水平，是适应单位自身发展的需要。
二、数字档案馆信息化建设目标
数字档案管理系统建设的总体目标是：
1、以档案信息归档、利用需求为导向，实施覆盖单位各相关业务部门的档案信息化建设，形成横向互联互通、各相关部门档案资源一体化的档案业务统一平台，以推动单位档案业务的信息化和规范管理，实现档案资源的充分整合和共享。
2、通过系统建设，为单位全局各类人员提供了一个资料信息、档案信息、知识信息共享的平台。通过分享、推荐等手段，对单位各类信息进行有效挖掘和利用。
3、通过设置利用权限，面向单位全局各类用户，实现通过局域网在单位范围内、在其权限控制范围内的档案信息在线查询和阅览服务，实现电子档案的高度复用。
4、 通过系统集成方式，形成一体化管理平台，将档案系统整体嵌入单位信息化大平台，实现用户统一、一站式登录，为单位全局各类用户提供系统资源的合理利用。
5、通过消息待办接口集成，将档案系统待办消息推送到OA平台，实现档案借阅、移交等业务流程统一待办。
6、通过实现档案系统与OA、法务系统、财务系统等业务系统的无缝集成，保证各前端业务系统形成的电子文件实时归档接收，从而真正实现文档一体化和全生命周期管理；实现档案系统通过OA系统的在线归档等应用集成。
7、标准规范体系建设，建设完全遵循国家相关标准规范，同时结合单位实际情况，对馆内电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求进行系统建设，为单位档案信息化工作保驾护航。
三、数字档案馆系统功能模块
系统总体分为档案收集、档案管理、档案保管、档案利用、系统设置五大功能群。满足单位对电子档案和电子文档资源的收集、整理、保存、鉴定、统计、利用全过程的管理需求。可安全有效地管理和利用各类档案数据，保证单位电子档案统一规范的管理，确保电子档案的真实、完整、安全。
1、我的空间
1.1待办事件：用于处理移交、借阅、销毁等各类流程信息
1.2主动推送：通过设置权限，主动推送档案信息至相关人员
1.3请求推送：请求档案管理人员推送需要的档案信息
1.4我的借阅：存放本人借阅档案、待审批档案及历史借阅情况等
1.5信息公告：查看档案管理员发布的相关公告，档案销毁、借阅到期等相关提醒
1.6我的归档：本人归档的相关档案信息
1.7我的收藏：用户收藏的常用档案
1.8快捷设置：设置快捷导航方式，快捷键入业务菜单
2、档案检索
2.1智能检索：对档案信息进行关键字检索，包括对文件级、案卷级和电子全文内容的检索
2.2关联检索：具备关联关系的不同档案类型之间进行多级关联检索
2.3卡片检索：对单独档案类型进行检索，可进行多条件叠加检索
2.4高级检索：对档案信息进行多条件逻辑检索
2.5同义词检索：检索结果显示同义词，如检索中国可检索出包含中华人民共和国文件
3、档案收集
3.1收集中心：支持在线、离线、自动等多种收集方式，可对各类文件信息进行收集并进行移交处理，支持电子文件元数据自动采集、四性检测等
3.2收集整编：将移交的文件进行整理，如：编号、批量修改、组卷、归档等工作
3.3数据加工中心 ：对批量数据进行电子文件加工、上传、核对等
3.4资料库：管理日常各类非档案类资料，支持文件进行编辑和分类工作
4、档案管理
4.1档案管理：对归档的档案数据进行管理工作
4.2EEP 封装：为电子文件提供统一的封装格式，保证电子文件及元数据的完整合一性，实现电子文件的自包含、自描述和自证明
4.3辅助管理：可发布公告、通知等消息
4.4回收站：提供被删除文件的临时存储功能，可以进行恢复
5、库房管理
5.1库房设置：设置库房面积、编号、自定义密集架层数、列数、层数、盒数等层次结构
5.2库房展示：可按照库房实际情况进行 3D 库房实景展示、具备开架、关闭、查看档案等操作
5.3档案上架：设置默认档案盒宽度、根据盒宽进行图形上架
5.4档案移库：通过简单的拖放将档案从一个存址移动到另一个存址，可结合库房平面图进行移位操作
5.5档案出库：提供档案图形化界面出库操作和一体化检索出库操作。对出库档案做登记记录，留有凭证
5.6档案入库：提供出库档案快速入库通道，出库时记录出库档案的存放位置，入库时无需选择存放位置，达到快速入库的目的
5.7库房盘点：提供实体档案在库房位置和库房容积等查询；显示整个库房的档案存储情况，包括货架数、容量、存放量等信息，通过点击图形化的货架还可以详细了解每一个货架的详细存储情况
5.8档案下架：通过鼠标操作或者档案借阅方式，完成图形下架
5.9日常检查:提供对库房日常检查情况、破损档案处理情况、温湿度检测数据、库房设备信息的登记功能
6、档案保存
6.1鉴定销毁：可提取保管期限到期的档案或指定的档案，对这些档案进行保管期限，密级与是否销毁的鉴定
6.2备份恢复：系统数据备份设置及恢复设置
6.3恢复日志：备份恢复相关日志
6.4光盘制作：对选定的档案信息及电子文件进行提取并统一格式后，进行刻录光盘操作
6.5四性检测：支持对已归档档案的真实性、完整性、可用性和安全性检测
7、档案利用
7.1档案统计：可按保管期限、密级和所需要求进行统计
7.2统计年报：对档案局统一规范的报表样式进行编辑、统计
7.3档案借阅：档案借阅信息的管理，包括提借阅单、归还管理、及借阅涉及到功能设置
7.4专题组织：档案编研功能，将相似命题内容的档案信息集中在一个统一的命题下方便进行利用
7.5专题浏览：对设置统一命题的档案信息进行浏览、利用
8、业务管理
8.1全宗管理：设定单位全宗号及全宗名称
8.2定制管理：设置档案类型、录入界面、规则等档案所需的功能
8.3档案参数维护 ：对数据字典进行设置
8.4目录树维护：对每个功能模块所能应用的档案类型进行设定
8.5数据转换对应维护：档案库与档案库之间的相互转换关系的设定
8.6数据转换：档案库与档案库之间的相互转换
8.7水印管理：系统支持打印的档案上显示水印，以保证档案信息的凭证价值，可设置静态文字水印或图片水印
8.8流程管理：对借阅流程 、移交流程、销毁流程的设置功能
8.9全文检索配置：建立更新索引库，实现内容检索
9、系统配置
9.1角色管理：提供系统角色定义功能。提供启用三员分立安全模式下的角色资源授权功能
9.2权限管理：提供按角色、按用户进行资源权限设置的功能
9.3部门管理：提供单位部门机构维护功能
9.4用户管理：提供系统用户维护功能。包括：用户定义，用户授予角色，用户密码设置等
9.5文件服务器配置：修改系统提供的各项参数，方便用户灵活配置
9.6日志管理：提供登录日志、业务操作日志的查询管理
