一、退役士兵档案整理原则
退役士兵纸质文件材料是记录士兵军旅生涯、保障其合法权益的重要凭证，其整理工作必须严格遵循文件材料的自然形成规律和自身固有特点。在整理过程中，要切实维护各类文件材料之间的内在有机联系，确保材料脉络清晰、逻辑连贯，既便于档案管理人员进行规范化保管、查阅与后续维护，也能为退役士兵办理安置、优抚、社保衔接等相关手续提供高效、准确的材料支撑，充分发挥档案材料的凭证价值与利用价值。
二、退役士兵档案归档范围
（一）入伍材料
应征公民入伍登记表：作为士兵正式入伍的基础登记凭证，详细记录应征公民的基本信息、应征意愿及初步审核情况，是入伍环节的核心基础性材料；
应征公民入伍批准书（1990年3月以前入伍为应征公民入伍登记表）：是军队和地方征兵部门批准公民入伍的正式法律文书，明确了入伍的批准权限、时间及相关审批意见，是确认士兵入伍资格的关键依据；
应征公民政治审查表（1990年3月以前入伍为应征公民入伍登记表）：全面记载应征公民的政治面貌、家庭背景、社会关系及政治考核情况，是确保入伍人员政治合格的重要审查材料；
应征公民体格检查表：由指定医疗机构出具，详细记录应征公民的身体各项指标、检查结果及体检结论，是判断公民是否符合入伍身体条件的法定依据；
士兵登记表（1990年冬季以前入伍的士兵无此表）：作为士兵入伍后在军队系统的正式登记档案，补充完善了士兵的详细信息，是军队对士兵进行日常管理的重要基础材料。
补充说明：针对不同来源的士官群体，需额外补充对应专项材料，以完整反映其入伍及专业资质情况：
（二）党（团）材料
（三）军衔、职务晋升（调整）材料
士兵军衔报告（登记）表、士兵任职报告表：此类材料是记录士兵军衔等级变动、职务任免及岗位调整的正式档案，详细记载晋升（调整）的时间、审批权限、考核结果及相关意见，是确认士兵服役期间军衔等级、职务身份及岗位经历的核心依据，直接关系到士兵的待遇标准和职业发展记录。
（四）士官材料
各级、各期士官选取表（不同时期对应表件：1979年至1990年选改的志愿兵为志愿兵申请表；1991年至1998年选取的士官为选改专业军士报告表；1999年至2008年选取的士官为士官选取报告表；2009年之后选取的士官为士官注册登记表）：是士官身份确立及等级晋升的关键材料，清晰反映了不同历史时期士官选取的审批流程、考核标准及结果，是确认士官服役等级、服役年限的重要依据；
士官学校毕业任命的士官，应当有入学批准书（其中，1997年以前为军士长学员毕业分配表）：该材料明确了士官进入院校培养的审批程序、培养专业及培养目标，配合毕业分配表，完整构成了院校培养士官的身份及岗位分配依据；
从非军事部门直接招收的士官，应有《招收士官学历专业审定表》或者《招收士官专业技能考核评定表》，其《士兵登记表》中应有打印或加盖印章的“招收士官”字样：此类材料专门用于核实直接招收士官的专业资质与技能水平，“招收士官”字样则明确其入伍身份属性，确保与义务兵入伍及军队内部选拔士官的档案材料形成有效区分。
（五）奖惩材料
①受过奖励的应有个人奖励登记（报告）表等相关材料：此类材料详细记录士兵获得奖励的事由、奖励等级、批准单位及时间，包括嘉奖、三等功、二等功、一等功及荣誉称号等各类奖励情况，是反映士兵服役期间表现优异、贡献突出的重要证明；
②受过处分的应有处分登记（报告）表等相关材料：准确记载士兵违反军纪或相关规定的事实、处分种类、审批流程及处分期限，是客观反映士兵服役期间行为表现的重要档案内容，为后续考核、安置等工作提供全面参考依据。
（六）病情鉴定和评残材料
①军人体系医院或上级医院诊断证明：由具备资质的军队医疗机构出具，详细说明士兵患病或受伤的具体情况、诊断结论及治疗建议，是确认士兵伤病情况的基础医疗凭证；
②军人因病基本丧失工作能力医学鉴定表：由专业鉴定机构出具，对士兵因病导致的劳动能力状况进行科学评估，是确定士兵是否符合病退条件的核心依据；
③军人残疾等级评定表：详细记录士兵残疾原因、残疾部位、残疾程度及等级评定过程与结果，是确认士兵残疾等级、享受相应优抚待遇的法定凭证。
（七）生活待遇材料
①调整工资审批表：记录士兵服役期间工资标准调整的依据、调整幅度、审批单位及时间，是保障士兵工资待遇落实、核算退役后相关待遇的重要档案材料；
②士官配偶随军（调）审批表：详细记载士官配偶随军或调动的申请情况、审批条件审核结果及批准意见，是落实士官配偶随军相关待遇的关键依据；
③士官随军配偶生活困难补助审批报告表：记录士官随军配偶因生活困难申请补助的相关情况、审核结论及补助标准，是保障困难士官家庭基本生活的重要凭证材料。
（八）退出现役材料
（九）其他相关材料
